La organización tiene que diseñar e implementar el sistema para conocer como la flota es gestionada, con el objetivo de tomar las medidas adecuadas para su control, seguimiento y mejora, y establecer los periodos de tiempo para su realización, y se recomienda que sean cada semana o mes dependiendo de las características, presupuesto y objetivos de la organización.

Las dos principales variables claves para conocer como la flota es gestionada son el nivel de servicio y sus costes variables de  operación, por lo tanto tenemos que medir estas variables en cada periodo y su evolución en diferentes periodos de tiempo.

Un determinado nivel de servicio tiene un número de vehículos óptimo y sus costes variables de operación en unas condiciones de utilización de la flota, por lo tanto para conocer como la flota es gestionada tenemos que medir la relación entre el nivel de servicio y sus costes variables de operación en cada periodo y su evolución en diferentes periodos de tiempo.

CURSO PRESENCIAL EN SEVILLA EN GESTIÓN DE FLOTAS DE VEHÍCULOS

CURSO PRESENCIAL EN MADRID EN GESTIÓN DE FLOTAS DE VEHÍCULOSAdvanced Fleet Management Consulting y Consultora Alomon (Grupo S3Transportation) organizan el “Curso para la Gestión de flotas de vehículos” con el fin de formar a los profesionales en gestión de flotas a tomar una visión global y conocer todas las actividades y factores clave involucrados en la gestión de una flota de vehículos. El curso es único en España y presenta un enfoque innovador para la gestión de flotas de vehículos.

Curso en gestión de flotas-Sevilla Junio 2017

Se desarrolla como el nivel de servicio y los costes directos varían en el tiempo, por que los costes variables de operación es una de las dos variables que nos indica como la flota es gestionada, la metodología propuesta y un ejemplo teórico-práctico para medir como la flota es gestionada.

VARIACIÓN DEL NIVEL DE SERVICIO Y LOS COSTES DIRECTOS

Se desarrolla como el nivel de servicio y los costes directos pueden variar en el tiempo.

Nivel de servicio

El nivel de servicio puede incrementarse para un mismo número de vehículos y conductores por diversas razones como optimizar las actividades de la gestión de la flota, incrementar la velocidad media, planificar las rutas y el servicio, dar formación a los conductores, utilizar servicios telemáticos, utilizar un software de gestión de la flota o utilizar peajes.

El nivel de servicio puede disminuir para un mismo número de vehículos y conductores por diversas razones como no controlar y optimizar las actividades de la gestión de la flota, disminuir la velocidad media de los vehículos o no planificar las rutas y el servicio.

En aquellas flotas con rutas planificadas a realizar hay que considerar que el nivel de servicio viene determinado por el tiempo mayor de entre todos los vehículos del servicio, tal como hemos desarrollado en el ejemplo teórico-práctico del post ” Relación de los costes y el nivel de servicio de la flota de vehículos” y por lo tanto la prioridad es reducir el tiempo de este vehículo, puede ocurrir que reduzcamos el tiempo de operación en vehículos que tienen menor tiempo que el tiempo mayor de todos los vehículos de la flota aumentando su velocidad media, provocando un incremento en los costes variables de operación debido al aumento del consumo de combustible para un mismo nivel de servicio.

Costes directos

El valor monetario de un coste es igual a su cantidad multiplicado por su precio, la tabla 1 muestra como varia el valor de un coste dependiendo de las variaciones de los precios y las cantidades. COMO MEDIR LA GESTIÓN DE LA FLOTA DE VEHÍCULOS I

Tabla 1: diferentes posibilidades de la variación del valor de un coste.

Los costes directos están divididos según el gráfico 1 en costes fijos y en costes variables de operación

  • Los costes fijos son costes en los que se incurren por la propiedad del vehículo y permanecen prácticamente constantes a lo largo de la vida del vehículo, por lo que tienen una pequeña influencia en como la flota es gestionada, a continuación se desarrolla como cada coste directo fijo puede variar en el tiempo.
    • La amortización puede variar por los incrementos o decrementos del valor residual como si vehículo esta muy deteriorado por haber tenido accidentes y averías que no se han reparado, por las variaciones de precio en el mercado de segunda mano o si añadimos equipamiento o realizado mejoras en el vehículo durante su vida
    • El coste de financiación puede variar dependiendo de las características de nuestra organización o de los tipos de interés
    • Los salarios de los conductores pueden variar dependiendo del convenio del sector o de los índices de precios al consumo (IPC)
    • Los seguros pueden variar dependiendo de la modalidad contratada como a todo riesgo, a terceros o con franquicia, y de los precios de los mismos
    • Los impuestos y tasas pueden variar dependiendo del precio de los mismos y son establecidos por la administración pública
  • Los costes variables de operación son los costes en los que se incurren por la cantidad de kilómetros recorridos u horas realizadas, y pueden variar considerablemente en el tiempo, por lo tanto son los que utilizamos para medir como la flota es gestionada, la tabla 2 muestra la influencia de cada concepto en el nivel de servicio y en los costes variables de operación considerando que el resto de costes variables permanecen constantes.

COMO MEDIR LA GESTIÓN DE LA FLOTA DE VEHÍCULOS ITabla 2: influencia de los costes directos variables.

    • La distancia recorrida tiene un gran impacto en los costes directos, por que a mayor distancia recorrida, mayores costes variables de operación, menor valor residual y peor nivel de servicio en aquellas flotas con rutas planificadas a realizar, por lo que en cualquier tipo de flota uno de los objetivos es minimizar la distancia recorrida. La principal causa de la distancia recorrida es la gestión de la flota de vehículos
    • La velocidad media tiene un impacto directo en los costes variables de operación y en el nivel de servicio, por que a mayor velocidad media mayor consumo de combustible y mejor nivel de servicio en aquellas flotas con rutas planificadas a realizar. La principal causa del valor de la velocidad media es la gestión de la flota de vehículos
    • El coste del combustible es principalmente el mayor de todos los costes variables de operación y puede variar considerablemente en el tiempo, por lo tanto debe ser analizado individualmente

El precio del combustible esta determinado por razones externas como el libre mercado y los impuestos o por razones internas de nuestra organización como  realizar coberturas sobre el precio del combustible comprando opciones o futuros del mismo, tener nuestros propios depósitos de suministro o un acuerdo marco con un proveedor, por lo que el precio del combustible es más económico.

La cantidad de combustible varia dependiendo del consumo de combustible cada 100 Km., y la distancia recorrida, y su principal causa es la gestión de la flota de vehículos.

    • El coste de los neumáticos tiene un impacto directo en los costes variables de operación y en el nivel de servicio. El precio puede variar por razones externas como el libre mercado o los impuestos, o por razones internas como la elección de la marca del neumático o por tener un acuerdo marco con una marca de neumáticos y/o proveedor por lo que estos son más económicos. La principal causa de la cantidad de neumáticos es la gestión de la flota de vehículos
    • Los mantenimientos tienen un impacto directo en los costes variables de operación, las averías, los accidentes de tráfico y el nivel de servicio. El precio puede variar por razones externas como el libre mercado, o por razones internas como la elección de la marca de los recambios, la utilización de talleres propios o externos, o por tener un acuerdo marco con un distribuidor de recambios por lo que estos son más económicos. La principal causa de la cantidad de mantenimientos es la gestión de la flota de vehículos
    • Las averías tienen un impacto directo en los costes directos, por que a mayor número de averías mayores costes variables de operación, más accidentes de tráfico, menor valor residual del vehículo y peor nivel de servicio. El precio puede variar por razones externas como el libre mercado, o por razones internas como la elección de la marca de los recambios, la utilización de talleres propios o externos, o por tener un acuerdo marco con un distribuidor de recambios, por lo que estos son más económicos. La principal causa de la cantidad de averías es la gestión de la flota de vehículos
    • Los accidentes de tráfico tienen un gran impacto en los costes directos, por que a mayor número de accidentes mayores costes variables de operación, peor nivel de servicio y menor valor residual del vehículo. El precio puede variar por razones externas como el libre mercado, o por razones internas como la elección de la marca de los recambios, tener un seguro a todo riesgo, a terceros o con franquicia, la utilización de talleres propios o externos, o por tener un acuerdo marco con un distribuidor de recambios, por lo que estos son más económicos. La principal causa de la cantidad de averías es  la gestión de la flota de vehículos
    • Las multas tienen un pequeño impacto directo en los costes variables de operación. El precio esta determinado por las administraciones publicas y la principal causa de la cantidad de las multas es la gestión de la flota de vehículos
    • Los peajes tienen un ligero impacto directo en los costes de servicio y en el nivel de servicio. El precio esta determinado por las compañías gestoras de los peajes y  la principal causa de la cantidad de peajes es la gestión de la flota de vehículos
    • Las dietas tienen un impacto directo en los costes del servicio y en el nivel de servicio. El precio esta determinado por los acuerdos que pueden llegar entre la organización y los conductores y/o por un convenio colectivo, la principal causa de la cantidad de dietas es  la gestión de la flota de vehículos
    • Los incentivos tienen un ligero impacto directo en los costes del servicio y en el nivel de servicio. El precio esta determinado por los acuerdos que pueden llegar entre la organización y los conductores y/o por un convenio colectivo, la principal causa de la cantidad de los incentivos es la gestión de la flota de vehículos

Aquellos incrementos o decrementos de los precios causados por razones externas, no se tienen que tener en consideración para medir como la flota es gestionada, debido a que nuestra organización no tiene ningún control sobre ellas.

METODOLOGÍA PROPUESTA

Se propone una metodología basada en el nivel de servicio y los costes variables de operación planificados y reales para un periodo de tiempo Px.. En cada instante de tiempo Tx, se establecen el nivel de servicio y los costes variables de operación, tal como muestra el gráfico 1:

COMO MEDIR LA GESTIÓN DE LA FLOTA DE VEHÍCULOS I

Gráfico 1: periodos de tiempo de la metodología propuesta

Hay dos formas fundamentales para medir como una flota es gestionada y son:

  • Corto plazo: para un periodo Px, se miden los incrementos o decrementos del nivel de servicio y los costes variables de operación planificados en Tx y los reales en Tx+1, los cuales suelen ser de pequeña cuantía

La tabla 3 muestra las diferentes posibilidades para conocer si en el periodo Px la flota ha sido gestionada mejor, igual o peor que lo planificado, atendiendo a los incrementos o decrementos del nivel de servicio y los costes variables de operación planificados con los reales.

COMO MEDIR LA GESTIÓN DE LA FLOTA DE VEHÍCULOS ITabla 3: diferentes posibilidades de cómo la flota ha sido gestiona para un periodo Px en el corto plazo

La mejor situación posible es aquella en la que el nivel de servicio se incrementa y los costes variables de operación decrecen en el instante Tx+1 respecto a los planificados en Tx. La peor situación posible es aquella en la que el nivel de servicio decrece y los costes variables de operación se incrementan en el instante Tx+1 respecto a los planificados en Tx.

Hay dos situaciones particulares que son: se produce un incremento del nivel de servicio y un incremento de los costes variables de operación en el instante Tx+1 respecto a los planificados en Tx ; se produce un decremento en el nivel de servicio y un decremento en los costes variables de operación en el instante Tx+1 respecto a los planificados en Tx.

En ambas situaciones hay que realizar un estudio en profundidad para saber como la flota es gestionada y dependerá de la cuantía de estas variaciones y los objetivos de nuestra organización.

  • Largo plazo: para un periodo Px, se miden los incrementos o decrementos del nivel de servicio y los costes variables de operación planificados en Tx y Tx+1, los cuales son de gran cuantía, afectan durante un gran número de periodos, y se producen cada largos espacios de tiempo

Ejemplos son instalar nuestros propios depósitos de combustible, llegar acuerdos marcos con proveedores, utilizar un software para calcular las rutas o de gestión de la flota, dar formación a los conductores, instalar dispositivos de seguridad o de ayuda a la conducción.

La tabla 4 muestra las diferentes posibilidades para conocer como la flota es gestionada mejor, igual o peor que lo planificado entre los periodos Px y Px+1, atendiendo a los incrementos o decrementos del nivel de servicio y los costes variables de operación planificados en el largo plazo. 

Tabla 18 diferentes posibilidades de cómo la flota ha sido gestiona entre periodos en el largo plazo.Tabla 4: diferentes posibilidades de cómo la flota ha sido gestiona entre periodos en el largo plazo

La mejor situación posible es aquella en la que el nivel de servicio planificado se incrementa y los costes variables de operación planificados decrecen en el instante Tx+1 respecto a los planificados en Tx. La peor situación posible es aquella en la que el nivel de servicio planificado decrece y los costes variables de operación planificados se incrementan en el instante Tx+1 respecto a los planificados en Tx.

Hay dos situaciones particulares que son: hay un incremento del nivel de servicio planificado y un incremento de los costes variables de operación planificados en el instante Tx+1 respecto a los planificados en Tx ; hay un decremento en el nivel de servicio planificado y un decremento en los costes variables de operación planificados en el instante Tx+1 respecto a los planificados en Tx.

En ambas situaciones hay que realizar un estudio en profundidad para saber como la flota ha sido gestionada y dependerá de la cuantía de estas variaciones y los objetivos de nuestra organización.

Existen dos situaciones extremas que son las siguientes:

  • Combinando el corto y el largo plazo, la mejor situación posible de gestión de una flota, es cuando en el corto plazo aumentamos el nivel de servicio y disminuimos los costes variables de operación respecto a los planificados en cada periodo Px, y en el largo plazo aumentamos el nivel de servicio y disminuimos los costes variables de operación planificados entre los periodos Px y Px+1.
  • Combinando el corto y el largo plazo, la peor situación posible de gestión de una flota, es cuando en el corto plazo disminuimos el nivel de servicio y aumentamos los costes variables de operación respecto a los planificados en cada periodo Px, y en el largo plazo disminuimos el nivel de servicio y aumentamos los costes variables de operación planificados en los periodos Px y Px+1.

Entre estas dos situaciones extremas, existe un amplio rango de situaciones intermedias posibles, por ello habrá que realizar un estudio en profundidad de la situación de nuestra organización para saber como la flota es gestionada.

Corto plazo

Se propone un modelo para medir como la flota es gestionada en el corto plazo, hay que tener en consideración como se establece la distancia planificada a recorrer y depende principalmente de los siguientes casos de flotas.

En el caso de una flota con rutas planificadas, la distancia planificada a recorrer en cada periodo Px viene determinada por las rutas a realizar, como se desarrolla en el caso teórico-práctico del post “Relación de los costes y el nivel de servicio de la flota de vehículos”.

En el caso de flotas con demanda aleatoria de los vehículos o un vehículo asignado a un usuario/actividad, hay que establecer la distancia planificada a recorrer en cada periodo Px en el instante Tx, para cumplir con el presupuesto y/o los costes variables de operación de la flota, como se desarrolla en el post Cálculo del número óptimo de los vehículos de la flota”. El primer paso es estimar los costes variables de operación planificados en el periodo Tx,  por tipo de vehículo, ya que tienen diferentes valores de los mismos, para ello utilizaremos la siguiente tabla 5.

Tabla 19 costes variables de operación planificados para el periodo TxTabla 5: costes variables de operación planificados en el instante T

Para calcular los costes variables de operación planificados, primero tenemos que establecer el precio, la cantidad y la distancia planificada  como se desarrolla en los posts “Relación de los costes y el nivel de servicio de la flota de vehículos”. y Cálculo del número óptimo de los vehículos de la flota” dependiendo del tipo de flota, y a continuación calculamos el coste unitario y el coste planificado según la tabla 5.

El precio planificado es un precio medio de cada concepto en el instante Tx, por ejemplo el precio medio de un mantenimiento o la reparación de una avería. La cantidad planificada es cada cuantos kilómetros se produce un concepto, por ejemplo tenemos un accidente cada 15.000 Km. o consumimos un litro de combustible cada 13 Km. El coste unitario planificado de cada concepto es el precio planificado dividido por la cantidad planificada. El coste planificado total es la multiplicación del coste unitario planificado por la distancia planificada.

Las fuentes de la información para calcular los costes variables de operación planificados pueden ser: un histórico de la flota; realizar estimaciones; otras flotas de vehículos; terceras compañías; instituciones u organismos oficiales; o los fabricantes de los vehículos.

El segundo paso es recopilar los costes variables de operación reales, los precios medios reales y la distancia real recorrida para el periodo Px. Con estos datos calculamos el coste unitario real y la cantidad real según la tabla 6.

Tabla 20 costes variables de operación reales para el periodo Tx.Tabla 6: costes variables de operación reales en el instante Tx+1

El coste real (Crt) en el instante Tx+1 pueden tener desviaciones respecto al coste planificado en el instante Tx (Cpt) por los dos siguientes motivos:

  • El coste unitario real (CurT)
  • La distancia real recorrida (Dr)

La tabla 7 muestra las diferentes posibilidades de cómo el coste real varía, atendiendo a los incrementos o decrementos del coste unitario y la distancia recorrida real para un periodo Px.

Tabla 21 posibilidades de variación del coste real respecto a lo planificado en el periodo Tx.  Tabla 7: variación del coste real respecto a los planificados en el periodo Px

La situación mejor es aquella en la que el coste unitario y la distancia real son menores que los planificados. La peor situación es aquella en la que el coste unitario y la distancia real son mayores que los planificados.

Hay dos situaciones que son: el coste unitario es menor pero la distancia recorrida es mayor, o el coste unitario es mayor pero la distancia recorrida es menor. El coste real será mayor, igual o menor que el planificado dependiendo de la cuantía del coste unitario y la distancia recorrida real.

El siguiente análisis desglosa que parte de las variaciones del coste real provienen de las variaciones del coste unitario o de la distancia recorrida, según muestran las siguientes tablas 8 y 9.

Una vez calculados y/o recopilados el coste unitario planificado, el coste unitario real, la distancia planificada y real por tipo de vehículo, se calculan los datos de la siguiente tabla 8.

Tabla 22 principales variables por tipo de vehículoTabla 8: principales variables por tipo de vehículo en el periodo Px

Tabla 23 desviación entre los costes planificados y los reales.

Tabla 9: desviación entre los costes planificados y los reales principales variables por tipo de vehículo en el periodo Px

La tabla 9 muestra la desviación total producida para la flota y por tipos de vehículos entre los costes reales y los planificados, así como la desviación producida debida al coste unitario y la distancia recorrida.

El rango de la desviación que se produce entre los costes variables planificados y reales en términos absolutos es mayor cuantos más vehículos y/o costes variables planificados tenga la flota ya que las cantidades son mayores y por lo tanto tenemos más margen para incrementar el nivel de servicio y reducir los costes variables. En una flota de 50 vehículos la desviación en términos absolutos del nivel de servicio y los costes variables planificados y reales serán menores que para una flota de 500 vehículos.

Si analizamos y representamos en un gráfico estas desviaciones en términos absolutos obtendríamos conclusiones erróneas, por lo tanto necesitamos un indicador para medir la desviación y como evolucionan el nivel de servicio y los costes variables de operación independientemente del tamaño de la flota y los costes variables..

El método propuesto es calcular el % de desviación que se produce entre el nivel de servicio y los costes variables reales con los planificados según la tabla 10. Con los resultados de la tabla 10 obtenemos los datos de la tabla 10:

Tabla 24 desviación entre los costes planificados y los reales.Tabla 10: % desviación entre los costes planificados y los reales en el periodo Px

La tabla 11 muestra el porcentaje de desviación total producida para la flota entre los costes reales y los planificados, así como el porcentaje de desviación producida por el coste unitario y la distancia recorrida por tipo de vehículo.

Los tiempos totales de operación y las velocidades medias por tipo de vehículo son de gran utilidad para analizar los resultados obtenidos, la tablas 12 y 13 muestran los tiempos totales y las velocidades medias planificadas y reales en los instantes Tx y Tx+1 para el periodo Px por tipo de vehículo.

Tabla 25 tiempos totales de operación por tipo de vehículo

Tabla 12: tiempos reales y planificados de operación por tipo de vehículo en el periodo Px

La tabla 13 muestra las velocidades medias planificadas y reales en los instantes Tx y Tx+1 para el periodo Px por tipo de vehículo.

Tabla 26 velocidades medias planificadas y reales por tipo de vehículo en el periodo Px..Tabla 13: velocidades medias planificadas y reales por tipo de vehículo en el periodo Px

La tabla 14 muestra como calcular la desviación producida entre el nivel de servicio real respecto al planificado en el periodo Px. El nivel de servicio planificado se estima como se ha explicado en los posts “Relación de los costes y el nivel de servicio de la flota de vehículos”. y Cálculo del número óptimo de los vehículos de la flota”En el caso de rutas el nivel de servicio real hay que medirlo por cada servicio realizado y hacer una media de entre todos ellos para el periodo Px. La tabla 14 muestra como calcular el % de desviación del nivel de servicio.

Tabla 27 desviación nivel de servicio real respecto al planificado en el periodo Px.Tabla 14: % desviación nivel de servicio real respecto al planificado en el periodo Px

Largo plazo

Para medir como la flota es gestionada en el largo plazo, se emplea la misma metodología utilizada en el corto plazo realizando las siguientes modificaciones. En el instante Tx+1 en vez de utilizar los datos reales del periodo Px utilizamos los datos planificados para el periodo Px+1.

Una situación particular es cuando del periodo Px al Px+1 el número de vehículos se incrementa o disminuye provocando que la distancie recorrida y el nivel de servicio varíen tal como se ha explicado en el post Relación de los costes y el nivel de servicio de la flota de vehículos” debido a que la flota en cada periodo Px y Px+1 tiene un nivel de servicio y una distancia a recorrer planificadas acordes al número de vehículos.

Por lo tanto comparar la flota en diferentes periodos con diferentes números de vehículos no es de gran utilidad y obtendremos conclusiones erróneas de cómo ha sido gestionada, para evitar este inconveniente, se propone el siguiente modelo: en el instante Tx+1  se vuelve a calcular el nivel de servicio y la distancia a recorrer utilizando las mismas condiciones y número de vehículos que tenemos en Tx. El nivel de servicio y la distancia obtenidos son los datos que utilizamos como los planificados para el instante Tx+1.

Análisis de los resultados

Se desarrolla una metodología para el análisis de los resultados para el corto y largo plazo, considerando una flota con rutas planificadas en el que el nivel de servicio es el tiempo mayor de todos los vehículos de la flota, y una reducción de este tiempo implica una mejora en el nivel de servicio como se ha desarrollado en el caso teórico-práctico en el post “Relación de los costes y el nivel de servicio de la flota de vehículos”.

Hay que tener en consideración que en el corto plazo en el instante Tx+1 corresponde a la desviación del nivel de servicio y los costes variables reales de operación respecto a los planificados en Tx para el periodo Px, y en el largo plazo en el instante Tx+1 corresponde a la desviación del nivel de servicio y los costes variables planificados de operación respecto a los planificados en Tx para el periodo Px.

El primer análisis a realizar, es la representación gráfica de las desviaciones del nivel de servicio y los costes variables de operación.

El gráfico 2 muestra los diferentes escenarios de las desviaciones que se pueden producir entre el nivel de servicio y los costes variables de operación planificados en el instante Tx. 

Hay que establecer unos margenes de desviación razonables y realistas en los que se considera que la flota no se ha gestionado mejor o peor que lo esperado.

 Gráfico 28 escenarios posibles de la desviaciones de los costes variables de operaciónGráfico 2: escenarios posibles de la desviaciones de los costes variables de operación

En el cuadrante 1º el nivel de servicio aumenta y los costes variables de operación disminuyen, esta es la mejor situación posible y demuestra que la flota ha sido gestionada mejor de lo esperado en el corto plazo, o se han producido mejoras entre periodos (largo plazo).

En el cuadrante 3º el nivel de servicio aumenta y los costes variables de operación aumentan, esta es la peor situación posible y demuestra que la flota ha sido gestionada peor de lo esperado en el corto plazo o se ha empeorado entre periodos (largo plazo).

En el cuadrante 2º el nivel de servicio disminuye y los costes variables de operación disminuyen, esta es una situación intermedia entre la mejor y peor situación posible y la flota ha sido gestionada peor o mejor de lo esperado, o se han producido mejoras o un empeoramiento dependiendo de cual de las dos variables, si el nivel de servicio o los costes variables de operación son más importantes para la organización, los valores de las mismas o de las circunstancias de operación que se han producido durante el periodo Px (corto plazo) o entre los periodos Px, y  Px+1 (largo plazo).

En el cuadrante 4º el nivel de servicio disminuye y los costes variables de operación aumentan, esta es una situación intermedia entre la mejor y peor situación posible y la flota ha sido gestionada peor o mejor, o se han producido mejoras o un empeoramiento dependiendo cual de las dos variables, si el nivel de servicio o los costes variables de operación son más importantes para la organización, los valores de las mismas, o las circunstancias de operación que se han producido durante el periodo Px (corto plazo) o entre los periodos Px, y  Px+1 (largo plazo).

Hay que tener en consideración que las desviaciones causadas por las variaciones en los precios incurridos durante el periodo Px o entre los periodos Px, y  Px+1 que se deban a causas externas y que nuestra organización no puede controlar, no se deben tener en consideración para medir como la flota es gestionada ya que obtendríamos conclusiones erróneas.

El siguiente análisis es realizar un estudio de cómo el % de desviación del nivel de servicio y los costes variables de operación evolucionan en diferentes periodos consecutivos de tiempo Px, Px+1, Px+2…Pn.

El gráfico 3 muestra un ejemplo de n posibles resultados (cuatro por cada periodo) que se pueden obtener en los periodos Px, Px+1, Px+2…Pn del % de la desviación del nivel de servicio y los costes variables de operación.

Gráfico 29 n posibles relaciones del desviación nivel de servicio y los costes variables. 11102015 Desviación costes directos reales 2

Gráfico 3: n posibles relaciones del % desviación nivel de servicio y los costes variables de operación

Si todos los valores de % de desviación del nivel de servicio y los costes variables de operación en los periodos Px, Px+1, Px+2…Pn están en el primer cuadrante la flota ha sido gestionada mejor de lo esperado y su evolución es la apropiada en el corto plazo, o se han producido mejoras en el largo plazo.

La evolución ideal es la que se produce con los siguientes relaciones (T2,11; T3,12;T4,13;T5,14…Tn,1n) en las en cada periodo en el corto plazo o entre periodos en el largo plazo se mejora el nivel de servicio y se reducen los costes variables de operación progresivamente como muestra la figura.

Gráfico 30 evolución ideal del desviación del nivel de servicio y los costes variables 25112015 Evolución desviacion costes variables 1

Gráfico 4: evolución ideal del % desviación del nivel de servicio y los costes variables de operación

Si todos los valores de % de desviación del nivel de servicio y los costes variables de operación en los periodos Px, Px+1, Px+2…Pn están en el tercer cuadrante la evolución la flota ha sido gestionada peor de lo esperado y su evolución no es la apropiada en el corto plazo o ha empeorado en el largo plazo. Esto puede ser debido a varias razones como no identificar las razones de estas variaciones, no tomar las medidas adecuadas o no realizar una planificación adecuada.

La evolución peor es la que se produce con los siguientes relaciones (T2,31; T3,32; T4,33; T5, 34…Tn,3n), en las en cada periodo se empeora el nivel de servicio y se incrementan los costes variables de operación en el corto plazo o entre periodos en el largo plazo  progresivamente como muestra el gráfico 5.

Gráfico 31 evolución peor del desviación del nivel de servicio y los costes variables 25112015 Desviación costes directos reales 3

Gráfico 5: evolución peor del % desviación del nivel de servicio y los costes variables de operación

Si todos los valores de % de desviación del nivel de servicio y los costes variables de operación en los periodos Px, Px+1, Px+2…Pn están en el cuadrante 2º o 4º, esta es una situación intermedia entre la mejor y peor situación posible y la flota ha sido gestionada peor o mejor de lo esperado en el corto o en el largo plazo dependiendo de cual de las dos variables, si el nivel de servicio o los costes variables de operación son más importantes para la organización, los valores de las mismas o de las circunstancias de operación que se han producido durante los periodos o entre periodos Px, Px+1, Px+2…Pn.

Si los valores de % de desviación del nivel de servicio y los costes variables en los periodos Px, Px+1, Px+2…Pn están en diferentes cuadrantes, la flota no ha sido gestionada apropiadamente, por que no hemos controlado adecuadamente el nivel de servicio y los costes variables. Esto puede ser debido a varias razones como no identificar las razones de estas variaciones, no tomar las medidas adecuadas o no realizar una planificación adecuada. El gráfico 6 muestra tres ejemplos de este caso considerando 4 periodos tanto para el corto o el largo plazo.

Gráfico 32 evoluciones del de las desviaciones del nivel de servicio y los costes variables en varios cuadrantes. 25112015 Desviación varios cuadrantes

Gráfico 6: evoluciones del % de las desviaciones del nivel de servicio y los costes variables en varios cuadrantes.

Con los datos obtenidos hay que realizar un análisis en profundidad en el corto  y el largo plazo con los siguientes objetivos: conocer las causas de las desviaciones en el nivel de servicio y los costes variables de operación; priorizar las medidas a tomar en aquellos tipos de vehículos y conceptos que nos están causando las mayores desviaciones; e identificar que vehículos nos están provocando las desviaciones.

El análisis hay que realizarlo desde lo más genérico a lo más específico según el siguiente gráfico 7 para los costes variables de operación.

Gráfico 33 estructura de las desviaciones en los costes variables de operación 30112015 desviacion

Gráfico 7: estructura de las desviaciones en los costes variables de operación.

El primer paso es conocer el % de desviación de los costes variables de operación por tipo de vehículo, el segundo paso es conocer el % de desviación debido al coste unitario y a la distancia por tipo de vehículo, utilizando la tabla 9.

Conociendo la desviación producida por la distancia recorrida hay que identificar que vehículos han realizado más kilómetros que los planificados, estudiar la causa que lo ha provocado y tomar las medidas adecuadas para que no se vuelva a producir. En aquellos vehículos que han recorrido menos kilómetros de los planificados hay que identificar la causa que lo ha provocado con el objetivo de aplicarlo al resto de vehículos de la flota como una buena práctica y/o modelo a seguir.

El tercer paso es conocer el desglose de la desviación producida por los costes unitarios  en sus diferentes partidas por tipo de vehículo, según muestra la tabla 16:

Tabla 28 de desviación de los costes unitariosTabla 16: % de desviación de los costes unitarios.

Con los datos obtenidos de la tabla 16, conocemos que costes unitarios tienen desviaciones positivas, negativas o no tienen. En aquellos costes unitarios con desviaciones positivas hay que identificar el motivo que la provoco, si es por los precios, la cantidad o ambos a la vez tal como muestra la tabla 1, e identificar que vehículos han provocado esta desviación y tomar las medidas adecuadas para que no se vuelva a producir.

En aquellos costes unitarios que tienen desviaciones negativas hay que identificar las causas y los vehículos que las han provocado con el objetivo de aplicarlo al resto de vehículos de la flota como una buena práctica y/o modelo a seguir.

Hay que identificar las posibles razones de las desviaciones del nivel de servicio, y cuanto corresponden a cada partida tal como muestra el gráfico 8:
Gráfico 34 razones de las desviaciones del nivel de servicio 30112015 desviacion nivel de servicio

Gráfico 8: posibles razones de las desviaciones del nivel de servicio

Una forma de agrupar el análisis del corto con el largo plazo y medir como la flota ha sido gestionada en un periodo Px, es establecer un sistema de puntuación del porcentaje de las desviaciones producidas en el nivel de servicio y en los costes variables de operación. Se desarrolla un ejemplo de cómo realizar este sistema de puntuación.

Tabla 29 puntuaciones dependiendo del de desviaciónTabla 17: puntuaciones dependiendo del % de desviación

La tabla 17 representa la puntuación dependiendo del % de desviación positiva o negativa producida en el nivel de servicio y los costes variables de operación reales o planificados respecto a lo planificado para un periodo Px.

En este sencillo ejemplo se han utilizado solamente las desviaciones totales, pero el sistema de puntuación se puede hacer más específico utilizado por ejemplo la desviación en la distancia y en las diferentes partidas que componen el coste unitario (combustible, mantenimientos etc.) y estos a su vez se pueden desglosar por el precio y la cantidad.

En el ejemplo tanto los costes variables, el nivel de servicio, el corto y el largo plazo tienen el mismo peso en la puntuación, sin embargo para algunas organizaciones tendrá más prioridad el corto que el largo plazo, los accidentes que las multas, un determinado tipo de vehículos, o el nivel de servicio que los costes variables de operación, y por lo tanto tienen que tener diferente peso en el sistema de puntuación.

Por lo tanto las puntuaciones y el grado de detalle del sistema de puntuación dependerán de las características y objetivos de cada organización.

En el siguiente post haremos un ejemplo práctico aplicando esta metodología.

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José Miguel Fernández GómezJosé Miguel Fernández Gómez, es experto en gestión de flotas de vehículos, y el director de Advanced Fleet Management Consulting que suministra servicios de consultoría en gestión de flotas de vehículos.

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